RFID應(yīng)用于密集架檔案管理信息化解決方案

 技術(shù)應(yīng)用于密集架檔案館檔案管理的流程設(shè)計(jì)

（1）入館
新的檔案入庫(kù)前，首先要根據(jù)檔案的類別、年份和密級(jí)等相關(guān)信息對(duì)新建檔案進(jìn)行編目，并通過終端管理器寫入標(biāo)簽，生成的電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)被傳送到中心數(shù)據(jù)庫(kù)里以備系統(tǒng)其他模塊調(diào)用。
入庫(kù)時(shí)，檔案管理信息系統(tǒng)的儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)發(fā)出入館指令，然后讀取要入館的檔案盒信息，然后儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊與檔案自動(dòng)識(shí)別模塊進(jìn)行檔案盒信息匹配，匹配后由儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊分配該檔案盒的存放儲(chǔ)位，確認(rèn)無誤后，管理員發(fā)出入館確認(rèn)信息，確認(rèn)信息通過計(jì)算機(jī)總線傳遞至該檔案架，儲(chǔ)位指示點(diǎn)亮起，管理人員將檔案盒放至指示點(diǎn)所指示的儲(chǔ)位，按下儲(chǔ)位上的確認(rèn)按鈕，指示燈熄滅，確認(rèn)信號(hào)反饋回管理系統(tǒng)，入館結(jié)束。全部檔案入庫(kù)完畢后，在查詢管理子系統(tǒng)中可對(duì)已入館的檔案信息進(jìn)行查詢，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的可視化、動(dòng)態(tài)化管理。

 （2）盤點(diǎn)
由于的使用，盤點(diǎn)檔案變成一項(xiàng)簡(jiǎn)單快速的工作：由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，閱讀器立即完成對(duì)檔案的相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲(chǔ)位信息的收集，并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。如對(duì)于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息，從而完成檔案盤點(diǎn)。

（3）密集架查閱

 在查詢相關(guān)檔案時(shí)，管理員首先通過查詢管理子系統(tǒng)查閱檔案的編目號(hào)，系統(tǒng)將根據(jù)編目號(hào)提取中心數(shù)據(jù)庫(kù)里所儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)信息，核對(duì)無誤后發(fā)出出庫(kù)指令，儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)中的檔案自動(dòng)識(shí)別模塊將根據(jù)編目號(hào)映射其儲(chǔ)位編號(hào)，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發(fā)出出庫(kù)指令，儲(chǔ)位指示燈亮起。當(dāng)檔案經(jīng)過出庫(kù)口時(shí)，出庫(kù)口的閱讀器將讀取密集架檔案信息反饋給管理系統(tǒng)，管理人員再次確認(rèn)所查檔案與所出庫(kù)檔案一致后確定出庫(kù)。此時(shí)，系統(tǒng)將記錄下檔案的出庫(kù)時(shí)間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監(jiān)控模塊將向警報(bào)模塊發(fā)出異常警報(bào)。

（4）密集架全管理
安全管理子系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控與異常警報(bào)功能，以防止檔案被毀、被盜等。

（5） 密集架防毀管理
每份檔案入館時(shí)先精確測(cè)量其重量、頁(yè)碼等物理特性, 并存入數(shù)據(jù)管理系統(tǒng), 由監(jiān)控模塊對(duì)這些信息進(jìn)行監(jiān)控。在檔案被查閱后歸還時(shí)，管理員對(duì)該檔案的物理特性再次進(jìn)行檢測(cè)，并與檔案借出之前的數(shù)據(jù)核對(duì)，從而可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案有沒有被撕毀、缺失等。

（6）密集架防盜管理
所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫(kù)口的閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫(kù)指令信息進(jìn)行核對(duì)，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫(kù)指令而異常離開庫(kù)位，監(jiān)控模塊會(huì)激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)。

（7）銷毀
檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應(yīng)，對(duì)于失去存檔價(jià)值的檔案需要進(jìn)行銷毀處理，以減輕對(duì)檔案管理資源的占用。當(dāng)檔案在入館時(shí)，將保管期限寫入標(biāo)簽并存儲(chǔ)于中心數(shù)據(jù)庫(kù)中。在保管過程中，當(dāng)有檔案達(dá)到保管期限時(shí)，銷毀管理子系統(tǒng)將自動(dòng)跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。同時(shí)，管理人員也可以通過檔案銷毀管理子系統(tǒng)發(fā)出無線指令，由各檔案盒上的標(biāo)簽反饋回保管期限信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效期管理。

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